GTD-guiden - 8 - Gå igenom - Dagligen

Det här är åttonde delen av GTD-guiden, du hittar inledningen här: GTD-guiden – Getting things done – Att börja – en inledning till guiden. Nu har det blivit dags för att titta på GTD-guiden – Getting things done – Gå igenom – Dagligen.

För att hålla ditt system rullande krävs en daglig genomgång. Du kan göra den sist på kvällen eller först på morgonen. Jag har valt att göra den det första jag gör varje dag. Genomgången syftar främst till att du ska tömma dina inkorgar regelbundet och inte låta dem växa.

Här beskriver jag hur min dagliga genomgång ser ut och vad jag gör steg för steg.

Min dagliga genomgång

Min dagliga genomgång består av följande punkter:

  1. Töm mejlinkorg
  2. Flytta fram eventuella overdue
  3. Tömma Inbox-folder + No folder
  4. Ta bort stjärnmarkeringar + high priority
  5. Kolla kalendern förra veckan, den här veckan
  6. Kolla av next action lists
  7. Bestämma två-tre MIT:s för dagen
  8. Köra igång med Hotlist

1. Töm mejlinkorg

Jag går igenom alla mejl i min inkorg. De mejl som tar mindre än två minuter (jag använder oftast fem) att besvara direkt, ska besvaras direkt och sedan sorteras bort till rätt ställe (eller tas bort om du nu hellre föredrar det. Jag gillar att kunna hitta igen äldre konversationer. Är det något som tar längre tid än två minuter att besvara, sortera det till din att-göra-mejlkorg.

På så sätt lyckas du också få till Zero Inbox, och det är en befriande känsla när din inkorg är tom.

2. Flytta fram eventuella overdue

Om du för frikostigt sätter att-göra-datum på dina att-göra-punkter så kommer du till slut ha ärenden som du får skjuta framåt, trots att du tänkt att du ska göra dem idag. Den här punkten innebär att du flyttar fram dem och kanske omvärderar om du kommer hinna med punkten idag istället?

3. Tömma Inbox-folder + No folder

När du lägger upp nya ärenden i Toodledo så hamnar de in Inbox som grundinställning. Missar du att fylla i mer information så måste du gå igenom och se till att de hamnar i rätt folder/projekt nu. Mejlar du in till din att-göra-lista så kommer de punkterna hamna som No folder och även de måste sorteras in riktigt, nu är rätt tillfälle att göra det.

4. Ta bort stjärnmarkeringar + high priority

På samma som med att-göra-datum så kommer du få för många punkter som har stjärnmarkeringar och för hög prioritet om du jobbar med dessa. Den här punkten innebär att du ska gå igenom dessa och se om du kan ta bort några stjärnor eller sänka prioriteten på att-göra-punkter så att du inte behöver flytta dem om och om igen.

5. Kolla kalendern förra veckan, den här veckan

Att kolla sin kalender för föregående och kommande vecka innebär att du går igenom kalendern och kollar så att du har fått med dig alla dina att-göra-punkter från t.ex. mötet du hade i måndags och inför den presentationen du ska göra på fredag.

6. Kolla av next action lists

Gå igenom dina att-göra-punkter som har status next action, är de aktuella för den statusen? Har det dykt upp något annat som går före i något projekt?

7. Bestämma två-tre MIT:s för dagen

Att bestämma tre – fem most important task för dagen gör att du garanterat kommer framåt även om din dag är fylld med punkter och du ändå kommer bli ”störd” av kollegor eller kunder som har frågor. Det här är en av mina anpassningar till GTD, den ingår inte i David Allens orginalupplägg. Däremot så innehåller veckogenomgången en punkt som säger att man ska utvärdera nya tekniker och anpassa systemet till sin egen vardag och verklighet.

8. Köra igång med Hotlist

Nu när du har gått igenom dagen – Sätt igång att göra!

GTD-guiden består av följande:

  1. GTD-guiden – Getting things done – Att börja – en inledning till guiden
  2. GTD-guiden – Getting things done – En ordlista – förstå guiden
  3. GTD-guiden – Getting things done – Samla in
  4. GTD-guiden – Getting things done – Bearbeta
  5. GTD-guiden – Getting things done – Organisera – Projekt
  6. GTD-guiden – Getting things done – Organisera – Kontexter
  7. GTD-guiden – Getting things done – Organisera – Status
  8. GTD-guiden – Getting things done – Gå igenom – Dagligen
  9. GTD-guiden – Getting things done – Gå igenom – Varje vecka
  10. GTD-guiden – Getting things done – Göra – en avslutning på guiden

Bonusmaterial:
GTD-guiden – Getting things done – Bonusmaterial – Länksamling

Share This
Meny