Det här är del fyra av GTD-guiden, du hittar inledningen här: GTD-guiden – Getting things done – Att börja – en inledning till guiden. I det föregående avsnittet, GTD-guiden – Getting things done – Samla in, beskrev jag hur du ska samla in alla dina att-göra-saker i ett system du litar på. Nu är det dags för nästa steg – Bearbeta.

Rekommendationen är att du har avsatt ordentligt med tid till att bearbeta igenom alla dina punkter du har lagt i inkorgen.

Att bearbeta

Att bearbeta innebär inte att du behöver göra alla de sakerna du har samlat ihop i din inkorg – däremot går det här steget ut på att du ska tömma inkorgen.

Börja uppifrån i din inkorg, du kommer gå igenom hela så hoppa inte över någon. Ta en sak i taget, bestäm dig för vad du vill göra med den innan du går på nästa. Lägg inte tillbaka något i inkorgen utan bestäm dig istället för vad som behövs göras med den.

Följ det här flödet för alla dina saker i inkorgen:

1. Ta upp översta saken i din inkorg.
2. Vad är det för någonting?
3. Kommer det krävas någon åtgärd? Om det inte krävs någon åtgärd, bestäm om det är skräp, i så fall, kasta. Är det något du vill spara? Spara det som referens i ditt system, eller i mappar som du vet var du har. Eller är det en Someday/Maybe-punkt, något du kanske kommer att vilja göra, men oklart när, för in det i ditt system med Someday-status.
4. Är svaret ja på frågan ”kommer det att krävas någon åtgärd?”, då kommer nästa fråga: ”Vilken är nästa åtgärd?” Kommer den ta mindre än två minuter att göra? Gör den! Kommer det behövas flera steg för att utföra punkten? Lägg in den i ditt system som ett projekt/folder och för in vad nästa åtgärd är för att projektet ska komma vidare. Kommer punkten ta mer än två minuter att utföra? Bestäm om du är lämpligast att utföra den, annars lägger du in den som delegera i ditt system. Tar det mindre än två minuter att delegera den, delegera och sätt status Waiting (det är någon annan som kommer göra den här punkten, men du behöver följa upp om den inte blir gjord). Bestäm när den måste vara gjord och för in i kalendern, eller sätt status Next action.

Följer du flödet ovan och går igenom hela din inkorg så kommer du kommer du:

• Ha en tom inkorg.
• Gjort alla saker som tar mindre än två minuter att utföra.
• Slängt allt skräp du inte behöver.
• Delegerat saker till andra som de är lämpligare än du på att utföra.
• Identifierat alla saker du behöver göra och sorterat in dem i ditt system.
• Hittat alla dina projekt (som kräver fler än en att-göra-punkt).

Exempel på bearbetning

Här är ett exempel på hur det skulle kunna se ut. Ta upp första saken i din inkorg. Vad är det får något?
Det är vårens kurskatalog från Studieförbundet vuxenskolan. Jag vill lära mig spanska så jag har tänkt plugga lite och kanske borde gå en kvällskurs som bra start.

Kommer det krävas någon åtgärd? Ja, det kommer ta mer än två minuter och kommer nog krävas flera punkter innan jag är hemma där … Jag registrerar ett projekt/folder: Lära mig spanska. Jag kan inte delegera det då jag själv måste lära mig. Jag bläddrar igenom kurskatalogen och hittar bara att de har spanskkurser dagtid just nu så nästa åtgärd blir: Leta rätt på mejladress för att kunna mejla Studieförbundet vuxenskolan och fråga om de inte har någon kvällskurs snart. Det blir enklare att utföra uppgifterna om man bryter ned dem i sin minsta beståndsdel. Jag passar också på att lägga in en someday/maybe-punkt: Googla språkkurser i spanska. Sedan slänger jag kurskatalogen i pappersåtervinningen för jag kommer inte ha någon nytta av den längre. En grej mindre i inkorgen och tar upp nästa sak att bearbeta.

GTD-guiden består av följande:

1. GTD-guiden – Getting things done – Att börja – en inledning till guiden
2. GTD-guiden – Getting things done – En ordlista – förstå guiden
3. GTD-guiden – Getting things done – Samla in
4. GTD-guiden – Getting things done – Bearbeta
5. GTD-guiden – Getting things done – Organisera – Projekt
6. GTD-guiden – Getting things done – Organisera – Kontexter
7. GTD-guiden – Getting things done – Organisera – Status
8. GTD-guiden – Getting things done – Gå igenom – Dagligen
9. GTD-guiden – Getting things done – Gå igenom – Varje vecka
10. GTD-guiden – Getting things done – Göra – en avslutning på guiden

Bonusmaterial:
GTD-guiden – Getting things done – Bonusmaterial – Länksamling