Läste Email Best Practices for Teams på GTD Times. De tar upp bra riktlinjer hur man kan hantera sitt mejlskrivande. Jag har sammanfattat posten till 5 tips som gör ditt mejlande enklare och effektivare.

Använd rätt forum

Chat, mejl, telefon och möten. Tänk efter vilket forum du använder för att kontakta dina kollegor. Vilket är lämpligast just nu för dig och mottagaren och ämnet? Kom ihåg att bara för att ni började med chat och sedan fortsatte med mejl eftersom det blev sent så behöver ni inte fortsätta i de två forumet.

Till och Kopia till

Försök att vara noga med hur du använder fälten Till och Kopia till.  Till-fältet används för de som behöver agera, de du behöver information från, de du förväntar dig svar av. Fältet Kopia till använder du för att informera kollegor, de som behöver info, men som du inte förväntar dig ska agera på ditt mejl.

Ämnesraden

Skriv en bra, kort och koncis  ämnesrad. Vad handlar mejlet om? Får man mycket mejl så har man lärt sig att läsa, sortera och ta bort mejlen utifrån ämnesraden.
Till exempel: Får du ett mejl från en kund, eller kollega med en konstig rubrik: ”Scan Data from [XRX0000AAA250F6][2]”, se till att ändra den till vad det faktiskt gäller när du svarar och behåll gärna gamla ämnesraden i slutet av raden:  ”Ordererkännande från kund XYZ – Scan Data from [XRX0000AAA250F6][2]”. Ändra hela raden om mejlen har bytt spår och handlar om annat.

Svara alla

Om du väljer att svara alla, kontrollera att mottagarna stämmer och ändra de du adresserar och de du behöver informera, se Till och Kopia till, vem vill du adressera (Till) och vilka behöver fortsatt info (kopia till). Du kanske tycker att några i mejltråden inte behöver vidare info, ta bort dem från mejltråden.

Svarstider

Har ni överenskomna svarstider på mejl? Om ni inte har det, kom överens med dina kollegor vad ni ska ha för praxis.

Uttryck gärna när du kommer följa upp mejlet på nytt med mottagaren, det bör sätta press på denne att vara klar innan dess. Behöver svaret för att komma vidare med det du håller på med skriv med det. Är det en kund som väntar på svar utifrån det här mejlet, skriv med det också.
Är det oklart när avsändaren väntar svar på mejl du fått, fråga avsändaren när denne vill ha svar eller åtgärd.

Bekräfta alltid till avsändaren att du tagit emot bollen och kommer göra något åt mejlet/uppgiften.